Yes, the cx.management platform offers both an open API and ready-made connectors for integrations with other systems. This allows you to connect the platform to existing HR systems, CRM tools, or communication platforms without having to transfer data manually. In this article, we answer the most frequently asked questions about integrations, from the basic concepts to choosing between standard connectors and custom solutions.
Which systems can you connect to an experience management platform?
An experience management platform can be connected to virtually any system that manages employee or customer data. Think of HR information systems (HRIS), CRM platforms, scheduling software, ticketing systems, and communication tools such as email or Microsoft Teams. The integration ensures that feedback is automatically requested at the right moment and that results flow back into the systems your team already uses.
For employee research, the most commonly used integrations are:
- HR systems such as AFAS, Visma, or SAP SuccessFactors (for personnel data and organisational structure)
- Scheduling and roster tools (to trigger measurements after a specific work period or event)
- Microsoft 365 and Teams (for distributing questionnaires and notifications)
- BI tools such as Power BI or Tableau (for visualising results alongside other HR data)
- Absence and vitality systems (to combine engagement data with absence figures)
The value of these integrations lies not in the technology itself, but in what you achieve with it: an employee who has just completed onboarding automatically receives a short pulse survey. A team with rising absence rates is given priority in reporting. Data flows to the place where action is taken.
What is the difference between an API and a connector?
An API (Application Programming Interface) is a technical interface that allows two systems to communicate directly with each other. A connector is a pre-built integration that makes use of an API, but where the technical configuration has already been completed. The difference is comparable to a power socket (API) and a plug that already fits it perfectly (connector).
In practice, this means the following:
- API: flexible and broadly applicable, but requires technical knowledge to configure. Suitable when you want to build a specific or complex integration that is not yet available as a connector.
- Connector: ready to use immediately, with little to no technical effort required. Ideal for widely used systems for which the integration has already been fully developed.
For most HR teams, a connector is the fastest route. The API offers more freedom when you want to set up your own systems or a specific data flow.
How does an API integration work in practice for HR data?
An API integration for HR data works through an automated exchange of information between your HRIS and the experience management platform. The HR system sends relevant information — such as a new employee, a role change, or a departure — to the platform. The platform then uses that information to send the right survey to the right person at the right time.
A concrete example: as soon as a new employee is registered in your HR system, the API automatically triggers an onboarding survey after thirty days. The response is directly linked to the employee, the team, and the manager, without anyone needing to manually export a list or send an invitation.
For the continuous measurement of employee experience, this is particularly valuable: you no longer need to maintain a separate record of who receives a survey and when. The HR data drives the process, and the platform handles the follow-up.
What technical requirements apply when connecting platforms?
For a successful integration, you need a number of basic requirements on both sides. The most common are: a stable REST API or webhook support in the source system, standardised data exchange (JSON or XML), and clear agreements on authentication and authorisation. In addition, the GDPR imposes strict requirements on how personal data is transferred and stored.
Specific technical considerations include:
- Authentication: use of OAuth 2.0 or API keys to secure access
- Data format: both systems must recognise the same structure (field names, date formats)
- Permissions and roles: determine which data is shared and who has access to it
- GDPR compliance: personal data may only be processed with a valid legal basis and must not be retained longer than necessary
- Logging and monitoring: ensure you can see when an integration fails or data is passed on incorrectly
Because cx.management is ISO 27001-certified and GDPR-compliant, the security and privacy requirements on the platform side are already built in. This considerably reduces the amount of preparation needed.
What can you automate with a platform integration?
With a platform integration, you automate the entire cycle from measurement to follow-up: from sending a questionnaire at the right moment to forwarding an alert to a manager when a score falls below a threshold value. This is the core of what we call closed-loop feedback: feedback that does not stop at a report, but directly leads to action.
Examples of what you can automate:
- Sending a pulse survey after a specific event (onboarding, reorganisation, work anniversary)
- Routing low scores to the responsible manager or HR Business Partner
- Updating team structures in the platform based on changes in the HR system
- Exporting results to a BI dashboard for combination with absence or turnover data
- Sending reminders to respondents who have not yet completed the questionnaire
Automation makes continuous listening feasible, even for large organisations. You do not need to plan a campaign for every measurement: the system responds to what is happening within the organisation.
When is a custom integration needed instead of a standard connector?
A custom integration is needed when your system is not available as a standard connector, when the data structure deviates from common formats, or when you want to build in specific logic that goes beyond what a connector offers by default. Think of complex organisational structures with multiple entities, custom field names in a legacy system, or an integration with an internally built platform.
In practice, the rule is: always start by asking whether a standard connector is sufficient. It is faster to implement, less expensive to maintain, and easier to manage. Custom development is worthwhile when the standard solution is structurally inadequate — not as a temporary workaround.
A useful rule of thumb: if you need to build in more than a handful of exceptions to get a standard connector working, custom integration is likely the better long-term choice.
How CYS Group helps with platform integrations for employee research
CYS Group offers cx.management as a platform built on integration. We understand that an experience management tool only delivers value when it connects to the systems and processes you already use. That is why we work with you to determine the most logical integration strategy for your organisation, from a simple connector to a fully automated data flow.
What we offer:
- An open API and ready-made connectors for common HR systems
- Guidance during technical setup, so you can focus on the outcomes
- Automatic triggers based on HR events, enabling continuous and relevant measurement
- Closed-loop follow-up: low scores directly lead to action by the right person
- GDPR-compliant and ISO 27001-certified processing of all data
Want to find out which integration best suits your situation? Get in touch and we will explore the possibilities together. Make every experience count.
Frequently Asked Questions
Hoe lang duurt het gemiddeld om een integratie met cx.management op te zetten?
De doorlooptijd hangt sterk af van het type koppeling. Een standaardconnector met een veelgebruikt HR-systeem zoals AFAS of SAP SuccessFactors is doorgaans binnen enkele dagen operationeel. Een maatwerk-integratie via de open API kan enkele weken in beslag nemen, afhankelijk van de complexiteit van de datastructuur en de beschikbaarheid van je interne IT-afdeling. CYS Group begeleidt je door het hele proces, zodat de implementatietijd zo kort mogelijk blijft.
Wat gebeurt er met bestaande medewerkerdata als we overstappen naar cx.management?
Bij een overstap naar cx.management hoef je historische data niet handmatig over te zetten. Via de API of een migratiescript kan bestaande medewerkerdata gestructureerd worden ingeladen, mits het bronformaat compatibel is (bijvoorbeeld JSON of CSV). Het is wel belangrijk om vooraf te controleren of de datastructuur van je huidige systeem aansluit op de veldindeling van cx.management, en om te toetsen of de gegevensoverdracht voldoet aan de AVG.
Kan ik meerdere HR-systemen tegelijkertijd koppelen aan cx.management?
Ja, cx.management ondersteunt koppelingen met meerdere bronsystemen tegelijkertijd. Dit is met name relevant voor organisaties met meerdere entiteiten, regio's of juridische eenheden die elk een eigen HR-systeem gebruiken. Wel is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over welk systeem leidend is bij conflicterende data, zodat de juiste medewerkersinformatie altijd de trigger voor een meting bepaalt.
Hoe zorg ik ervoor dat onze integratie AVG-proof blijft na een systeemupdate?
Een systeemupdate bij het bronsysteem of het platform kan invloed hebben op de dataflow en daarmee op de AVG-compliance. Zorg daarom voor logging en monitoring van alle koppelingen, zodat je direct ziet wanneer er iets verandert in de data-uitwisseling. Het is ook verstandig om bij elke grote update een korte controle uit te voeren op welke persoonsgegevens worden doorgezet en of de verwerkingsgrondslag nog actueel is. CYS Group adviseert hier proactief over bij wijzigingen aan het platform.
Wat als onze IT-afdeling beperkte capaciteit heeft? Kunnen we de integratie toch uitvoeren?
Absoluut. Voor de meeste standaardconnectoren is minimale IT-inzet vereist, omdat de technische configuratie al grotendeels is voorbereid. CYS Group biedt daarnaast implementatiebegeleiding, waarbij het technische werk zoveel mogelijk aan de platformkant wordt afgehandeld. Zo kun je als HR-team zelf de regie houden over de inrichting, zonder afhankelijk te zijn van een lange IT-projectplanning.
Kun je met de integratie ook sturen op specifieke subgroepen of teams, in plaats van de hele organisatie?
Ja, dat is juist een van de grote voordelen van een directe HR-systeemkoppeling. Op basis van organisatiestructuurdata, zoals afdeling, team, locatie of leidinggevende, kun je metingen gericht uitzetten naar specifieke subgroepen. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld alleen een pulsemeting te sturen naar teams in een reorganisatietraject, of om rapportages te segmenteren op teamniveau zonder handmatige filtering.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het opzetten van een platform-integratie voor medewerkersonderzoek?
Een veelgemaakte fout is het koppelen van te veel datavelden tegelijk, waardoor de integratie onnodig complex wordt en moeilijker te onderhouden is. Begin met de minimaal benodigde data om de juiste meting op het juiste moment uit te zetten, en breid later uit. Een andere valkuil is het ontbreken van een fallback-scenario: wat gebeurt er als de koppeling tijdelijk uitvalt? Zorg voor monitoring en een duidelijk escalatiepad, zodat een technische storing niet leidt tot gemiste metingen of incomplete data.
