You calculate the staff turnover rate by dividing the number of employees who left during a given period by the average number of employees in that period, then multiplying the result by 100. This gives you a turnover percentage that you can compare with earlier periods or with industry averages. In this article, we answer the most frequently asked questions about calculating, interpreting, and reducing staff turnover.
Which formula do you use for staff turnover?
The standard formula for staff turnover is: (number of employees who left / average number of employees) × 100. You calculate the average number of employees by adding the headcount at the start and end of the period and dividing by two. The result is a percentage that shows what proportion of your workforce left during that period.
An example: suppose your organisation had 80 employees on 1 January and 90 on 31 December. The average is then 85. If 12 people left during that year, the turnover rate is (12 / 85) × 100 = 14.1%.
Some organisations use a slightly different denominator — for example, only the headcount at the start of the period. That is possible, but less accurate for teams that are growing or shrinking rapidly. Always use the same method so that your figures remain comparable across years.
What counts as 'departure' in the calculation?
In calculating staff turnover, you count all employees who permanently leave the organisation, regardless of the reason. That includes: voluntary resignation, dismissal initiated by the employer, the expiry of a temporary contract that is not renewed, and retirement. Temporary leave, such as maternity leave or long-term sick leave, does not count as a departure.
It is useful to distinguish between voluntary turnover and involuntary turnover. Voluntary turnover, where employees choose to leave of their own accord, says the most about how employees experience their employer. Involuntary turnover has different causes and calls for different measures.
Internal transfers — such as an employee moving from one department to another — do not count as turnover for the organisation as a whole. However, it can be relevant to track this at team level.
Over which period do you calculate the turnover rate?
The most commonly used period is a calendar year, but you can also calculate the turnover rate per quarter or per month. An annual percentage gives a stable overall picture; quarterly figures help you identify seasonal patterns or the effect of specific events — such as a reorganisation or a new collective agreement — more quickly.
For strategic HR reporting, an annual turnover rate is the norm. If you want to make faster adjustments, a quarterly measurement is more useful. Combine both: the annual figure as a benchmark, the quarterly figure as an early warning signal.
What is a normal turnover rate by sector?
There is no universally "normal" turnover rate, because it varies considerably by sector, job type, and organisation size. As a general guideline, a turnover rate below 10% is considered healthy for most sectors. Above 20% is almost always a signal that something is structurally wrong.
For orientation purposes, without these being hard benchmarks:
- Professional services and IT: an average of 10 to 15%, with upward spikes during tight labour market conditions
- Healthcare and social work: historically high, often 15 to 25% due to workload and labour market pressure
- Retail and hospitality: traditionally the highest, sometimes above 30% due to flexible contracts and seasonal work
- Government and housing associations: generally lower, around 5 to 10%
Always compare your turnover rate with your own historical figures as well as with peers in your sector. A rate of 12% may be excellent in hospitality and alarming in a technical consultancy.
How do you interpret the turnover rate alongside other HR figures?
The turnover rate on its own tells you that people are leaving, but not why. Always combine it with other HR indicators to get a complete picture. Only then can you take targeted action.
Relevant figures to place alongside your turnover rate:
- Absenteeism rate: high absenteeism and high turnover together often point to a culture or leadership problem
- Employee engagement: low engagement is one of the strongest predictors of voluntary turnover
- eNPS (Employee Net Promoter Score): measures whether employees recommend your organisation as an employer; a declining eNPS often precedes turnover
- Exit interviews and exit surveys: provide insight into the actual reasons for leaving, not just the official ones
- Tenure (average length of service): a declining average tenure can indicate problems in onboarding or within specific teams
By analysing these figures together, you spot patterns that you would miss with the turnover rate alone. measuring employee engagement is a logical next step: it connects the turnover number to the experience behind it.
How do you structurally reduce the turnover rate?
Structurally reducing turnover starts with understanding why people leave. A number tells you something is going wrong; a conversation, a survey, or a driver analysis tells you what and why. Only once you know the underlying causes can you intervene effectively.
Practical steps that demonstrably contribute to lower turnover:
- Invest in onboarding: employees who get off to a good start in the first three months tend to stay longer
- Give managers team-specific feedback so they can address what drives their team themselves
- Measure engagement continuously rather than once a year, so you pick up signals early
- Conduct exit interviews consistently and analyse the outcomes for patterns
- Link feedback to concrete actions and communicate this back to employees (closed-loop follow-up)
The goal is not to achieve a low number, but to create an environment where people want to stay. That requires structured listening and follow-through — not an annual survey that ends up in a drawer.
How CYS Group helps reduce staff turnover
CYS Group helps HR teams move from a turnover percentage to a story. With our platform cx.management and our own methodologies, we measure not only whether employees are satisfied, but also which factors have the greatest influence on their decision to stay or leave.
What we do in practice:
- Continuous listening via the Employee Energy Pulse (EEP), so you pick up signals before someone hands in their notice
- Driver analysis using our driver model: without complex statistics, you can see which factors most strongly determine engagement and turnover
- Team reports that managers can use directly, so that action does not get stuck at HR level
- Closed-loop follow-up: feedback leads to a concrete action, and employees see that something is done with it
- Measurement across the entire employee journey: from onboarding to exit, including eNPS
Want to know what this looks like in practice for your organisation? Get in touch and we will look together at what is needed.
Make every experience count.
Frequently Asked Questions
Hoe ga ik om met medewerkers die meerdere keren in hetzelfde jaar vertrekken en terugkomen?
Medewerkers die vertrekken en later terugkeren (zogenaamde 'boomerang medewerkers') tel je in principe bij elk vertrekmoment mee als een vertrek. Voor een zuiver beeld is het verstandig om dit apart te noteren in je HR-administratie, zodat je kunt zien hoe groot dit fenomeen is binnen jouw organisatie. Bij een hoog aantal terugkerende medewerkers is het ook waardevol om te onderzoeken wat hen ertoe bracht terug te komen — dat levert waardevolle inzichten op over je werkgeversmerk.
Wat is het verschil tussen verlooppercentage en retentiepercentage, en welke gebruik ik het beste?
Het verlooppercentage meet het aandeel medewerkers dat vertrekt; het retentiepercentage meet het aandeel dat blijft. Wiskundig zijn ze elkaars tegenhanger: een verloop van 14% betekent een retentie van 86%. In de praktijk wordt verloop vaker gebruikt bij probleemanalyse en rapportages aan management, terwijl retentie beter aansluit bij een positief geformuleerde HR-strategie gericht op behoud. Gebruik beide naar gelang de context en je doelgroep.
Hoe bereken ik het verlooppercentage per afdeling of team, en waarom is dat nuttig?
Je past dezelfde formule toe op teamniveau: deel het aantal vertrokken medewerkers van dat team door het gemiddeld aantal medewerkers in dat team, en vermenigvuldig met 100. Dit is bijzonder nuttig omdat een organisatiebreed gemiddelde grote onderlinge verschillen kan maskeren — een team met 40% verloop valt weg achter een organisatiegemiddelde van 12%. Door op teamniveau te meten, kun je leidinggevenden gerichte feedback geven en sneller ingrijpen waar het echt nodig is.
Wanneer is een laag verlooppercentage eigenlijk een probleem?
Een zeer laag verlooppercentage klinkt positief, maar kan ook een signaal zijn van een te weinig dynamische organisatie. Als bijna niemand vertrekt, kan dit duiden op beperkte doorstroommogelijkheden, een gebrek aan frisse instroom van nieuw talent, of een cultuur waarin medewerkers blijven uit gewoonte in plaats van uit betrokkenheid. Gezond verloop — waarbij medewerkers die niet goed passen vertrekken en nieuwe talenten instromen — is voor de meeste organisaties juist waardevol. Combineer het verlooppercentage daarom altijd met betrokkenheids- en prestatiedata voor een volledig beeld.
Hoe vaak zou ik het verlooppercentage moeten rapporteren aan het management?
Voor strategische besluitvorming is een jaarlijkse rapportage de standaard, maar voor operationele sturing is kwartaalrapportage aan te raden. Signaleer je een plotselinge stijging, bijvoorbeeld na een reorganisatie of een verandering in leiderschap, dan is het zinvol om tijdelijk maandelijks te rapporteren. Zorg er altijd voor dat het cijfer vergezeld gaat van context: vergelijk het met voorgaande perioden, sectorgemiddelden en andere HR-indicatoren, zodat het management gefundeerde besluiten kan nemen.
Welke veelgemaakte fouten moet ik vermijden bij het berekenen van personeelsverloop?
De meest voorkomende fouten zijn: het inconsistent toepassen van de formule (bijvoorbeeld soms de beginstand, soms het gemiddelde als noemer gebruiken), het niet uitsplitsen van vrijwillig en onvrijwillig verloop, en het meenemen van tijdelijk verlof als vertrek. Een andere valkuil is het vergelijken van je percentage met sectorgemiddelden zonder rekening te houden met verschillen in contractvormen of organisatiegrootte. Documenteer je berekeningswijze eenmalig goed en pas die consequent toe, zodat je cijfers over de jaren vergelijkbaar en betrouwbaar blijven.
Hoe snel mag ik resultaat verwachten nadat ik maatregelen heb genomen om verloop te verlagen?
De meeste maatregelen, zoals verbeterde onboarding of actievere managementfeedback, laten pas na zes tot twaalf maanden een meetbaar effect zien in het verlooppercentage. Kortetermijnindicatoren zoals een stijgende eNPS, hogere betrokkenheidscores of een afname van verzuim kunnen eerder signaleren dat je op de goede weg bent. Verwacht geen snelle omslag: structureel lager verloop is het resultaat van een consistente cultuurverandering, niet van een eenmalige interventie.
